2021年06月22日

退職願・退職届の正しい書き方とは?ポイントや便箋の作成方法など

転職が決まると当然ながら、現職を退職する必要が出てきます。転職先が見つかって安心する気持ちもありつつ、退職に関する段取りをどうするべきかという悩みも出てきてしまうもの。この記事では、転職時の退職願・退職届の正しい書き方・提出方法などをご紹介します。

退職願・退職届・辞表は何が違うの?

退職の意志を勤務先に伝えるための書類として「退職願」「退職届」「辞表」の3種類が知られています。

退職願とは

退職願とは、「自身の退職の意志を勤務先へ伝える書類」を意味します。 このため、退職願は承認される場合もありますが、勤務先が退職を認めてくれず却下される可能性もあります。

退職届とは

退職届とは、先方の可否を問わず「自身が退職することを申し出る書類」を意味します。このため、本来の流れとしては「退職願を事前に出し、その承認が得られれば退職届の提出によって退職が正式決定される」ということになります。

辞表とは

辞表とは、基本的には公務員の方や会社で役員をされている方が退職を届け出る際に提出する書類で「退職届」と同じ意味をもっています。一般の会社員として退職する場合は「退職届」を出すこととなるため、退職時に書類を作成する場合は「辞表」ではなく「退職願」または「退職届」としましょう。

退職願・退職届の提出から退職までの流れと注意点

退職願・退職届の正しい書き方とは?ポイントや便箋の作成方法など

退職の意志を伝えて実際に退職するまでには、書類を書くこと以外にもさまざまな手順があります。

一般的な退職の流れ

  • 就業規則を確認し、それに沿って退職の意志を伝える
    転職先が決まるなどで現職を辞める意思が固まったら、直属の上司へ退職したい旨を伝えましょう。自身の退職後に担当業務を引き継ぐ後任を決めたり、業務の引き継ぎを行ったりする期間が必要となるためです。
    伝える時期としては、正社員の場合は退職予定日の3か月前から1か月前くらいまでが一般的です。非正規雇用の場合は法令上退職の2週間前までに申告すればよいこととなっていますが、就業規則で退職に関する規定がされている場合はそちらに従いましょう。退職願を出して意思決定をうかがう必要があれば、その上で退職願を書いて提出します。
  • 退職時期が決まったら、退職届を提出する
    退職意思を伝えて承認が得られ、退職時期が決まったら退職届を書いて提出します。その際にも、就業規則に退職届に関する提出時期や書式などの規定が書かれている可能性があるため、必ず確認しましょう。就業規則の退職に関する事項を確認し、それに沿って退職届を記入して提出します。
  • 退職のタイミングも計画的に考えよう
    転職が決まってから就業までに一定の期間があれば、上記の手順で余裕をもって退職の手続きを行えます。期間に余裕がないなかで退職の手続きを進めなければならなくなると、周囲もご自身も負担が大きくなるでしょう。円満に退職するためには、期日にゆとりをもって計画的に転職活動や退職の準備を始めることが大切です。
    またボーナスの支給時期や、有給休暇の残日数なども事前に確認し、それらを考慮の上最適な退職時期を見計らって計画を立てるようにしましょう。

退職願・退職届の書き方

退職願・退職届の正しい書き方とは?ポイントや便箋の作成方法など

退職願や退職届の書き方についても、事前に約束ごとを押さえておきましょう。ここでは、退職願や退職届を書く手順や書き方のルールをご紹介します。

準備するもの

  • 用紙
    退職願や退職届は、現在のところ「縦書きの用紙に手書きで記入すること」が慣例上望ましいとされています。データ出力(印刷)による横書きの書式が認められている場合もあるため、詳細を確認してから記入の準備をするとよいでしょう。
    手書きの場合は、事務用品売り場で販売されている白地・縦書きの便箋をご用意ください。用紙のサイズは、一般的な書類に用いられるA4またはB5が適しています。
  • 封筒
    退職願や退職届は、白無地の封筒に入れて提出します。郵便番号の枠が記載されていないものを選びましょう。封筒のサイズは、B5用紙の場合は長形4号、A4用紙の場合には長形3号がちょうどよい大きさです。
  • 筆記用具
    万年筆か黒色のボールペンで記入しましょう。インクの成分は、水性でも油性でも問題ありません。

退職願・退職届の見本

退職願も退職届も、基本的な文面に大きな違いはありません。縦書きの場合と横書きの場合で、それぞれ書き方の見本をご紹介します。

  • 縦書きの場合
    • 1行目には、上部に若干空白を設けて「退職届」または「退職願」と書きましょう。
    • 2行目最下部に「私事」または「私儀」と書きましょう。
    • 1行空けて4行目に、本文にあたる退職理由とその希望日を書きます。転職はご自身の都合となるため、退職理由は「一身上の都合」としましょう。文言は、以下のように記載します。

      文言例)
      退職願:「このたび、一身上の都合により、勝手ながら二〇××年○月△日をもって退職致したく、ここにお願い申し上げます。」

      退職届:「このたび、一身上の都合により、勝手ながら二〇××年○月△日をもって退職致します。」
    • 本文から1行空け、最上部から提出日付を書きましょう。
    • 次の行の下部に所属と氏名を記入し、氏名の末尾に印鑑を捺印しましょう。
    • 最後の2行で、会社の正式名称と社長名を書き宛名とします。宛名の末尾に付記する敬称は「殿」または「様」としてください。
  • 横書きの場合
    • 1行目に「退職届」または「退職願」と書き、中央揃えとしましょう。
    • 1行空けて3行目に提出する日付を記入し、右揃えとしましょう。
    • 1行空けて5行目に、会社の正式名称と社長名を記入して宛名とし、付記する敬称は「様」または「殿」として左揃えにしましょう。
    • 1行空けて7行目に、ご自身の所属と氏名を書いて右揃えとし、氏名の末尾に捺印します。
    • 1行空け9行目に「私事」または「私儀」と記入し、右揃えとしましょう。
    • 1~2行空け、退職理由と退職希望日を書き、左揃えとします。文言は、それぞれ以下のように記入します。
      退職願:「このたび、一身上の都合により、勝手ながら20××年○月△日をもって退職致したく、ここにお願い申し上げます。」
      退職届:「このたび、一身上の都合により、勝手ながら20××年○月△日をもって退職致します。」
    • 1~2行空け「以上」と記入し、右揃えとします。

書き方のポイント

いずれも記載する文言にほとんど違いはありませんが、縦書きと横書きでは宛名を書く位置が異なるなど、書く文言の順序が一部前後します。
また、横書きでデータ出力(印刷)する場合は書式の設定で「中央揃え」「左揃え」など体裁を整えられますが、手書きの場合も記載の位置に気を配って見やすくなるようにしましょう。

退職願・退職届の封筒の書き方や入れ方

退職願・退職届は書いてそのまま提出するのではなく、封筒へ入れて手渡しをします。封筒の書き方や入れ方についても、確認しておきましょう。

退職願・退職届の封筒の書き方

  • 表面
    大きめの文字で「退職願」または「退職届」と記入します。
  • 裏面
    左下の部分に、ご自身の所属と氏名を縦書きで記入します。

退職願・退職届の封筒への入れ方

退職願・退職届は三つ折りにして封筒に入れます。手渡しで提出する予定の場合は封をしてもしなくても問題ありませんが、封をした場合は封緘箇所に「〆」の文字を記載します。

退職願・退職届の渡し方について

退職願・退職届の正しい書き方とは?ポイントや便箋の作成方法など

退職願・退職届を提出する際は、まず就業規則を確認して退職に関する記載がないか確かめましょう。記載がある場合は、そこに書かれた方法に則って提出します。就業規則で提出方法が定められていない場合は、直属の上司へ手渡ししましょう。その際も、事前に提出する旨口頭で伝えてから渡すことが一般的です。

けがや病気で直接の提出が困難な場合は、提出について事前に相談し郵送する方法を採るようにするとよいでしょう。

退職願・退職届に関するよくある悩み

退職願・退職届の提出に際しての困りごとについても、その対応策を確認しておきましょう。

  • 上司が退職願を受け取ってくれない
    労働契約に期限が設けられていない場合は、民法627条に基づいて労働者は辞職の意思表示が可能です。辞職の意思を伝えてから民法で定められた一定期間が経過後、労働契約を終えることができます。
    退職届や退職願が受理されない場合も、メールのデータや内容証明郵便、口頭での申し出を録音しておくなどの方法を採っておけば、万一係争に発展した場合に証明が可能です。
  • 会社都合の退職でも退職届を出す必要はある?
    退職届は退職の意思を確認するための覚書のようなものなので、会社都合退職の場合には退職届の提出は不要です。それでも退職届の提出を求められる場合は、ご自身の知らないところで自己都合退職として取り扱われてしまうことがあります。会社都合退職で退職届の提出を求められた場合は、退職届に会社都合退職であることを明記しておくとよいでしょう。
  • 退職願は取り下げることができる?
    退職願を出した場合に取り下げ可能なケースは、以下のとおりとなっています。
    • 退職願の受理がまだ会社からご自身に伝えられていない場合
    • 退職を執拗に勧められ、強制的に近い形で退職願を提出させられた場合

ご自身の意思で退職願を出し、それを取り下げたい場合はできるだけ早く上司にその旨を伝え、受理を伝えられないうちに撤回を申し出ましょう。また、退職勧告を執拗にされるなどの行為は労働者の権利を侵害する不法行為にあたるため、撤回が可能です。
また、退職届を出してしまうとその後の取り下げは難しくなります。

まとめ

急な退職は、現職の会社にも迷惑をかけてしまう可能性があります。転職によって現職の退職を決めるときは、できるだけ円満退職となるよう事前から計画を立て、スムーズに引き継ぎや手続きを行えるようにしましょう。転職先にも、現職を円満に退職したい旨を伝えてスケジュールを考えてもらえると理想的です。
またご自身も退職によって不利にならないよう、ボーナス支給時期や有休残数などをチェックし、退職のタイミングや転職活動そのものを計画的に実行できるようにしましょう。