2020年04月30日

履歴書・職務経歴書の「退職理由」の書き方・気をつけるポイントは?

転職をする際に、履歴書や職務経歴書に「退職理由」をどう書けば良いか悩んでしまう方は多いでしょう。履歴書や職務経歴書は採用担当者にアピールするための書類でもあるため、過去の退職理由を正直に書いて就職に不利に働いてしまわないかと不安な方もいるかもしれません。

そこで本記事では、履歴書や職務経歴書に書くべき退職理由や、自己都合や会社都合といった理由別の正しい書き方などを詳しくご紹介します。

「退職」「退社」どちらが正しい?

「退職」と「退社」という2つの言葉は良く似ているため、どちらを使っても同じだと考える方も多いでしょう。ここでは「退職」と「退社」のどちらを使用するべきかをご紹介します。

「退職」を使うのが好ましい

どちらも「会社を辞める」という意味があるので、どちらを利用しても間違いではありません。しかし、履歴書や職務経歴書に記載する際には「退職」を使うのが好ましいとされています。記載する際には「退職」と書くようにしましょう。ただし、パートやアルバイトの履歴書であれば「退社」や「勤務終了」などと記載しても特に問題視されることはありません。

退社の意味について

履歴書や職務経歴書に「退職」が好まれるのは、退社には「1日の業務を終えて会社を出ること、帰宅すること」という意味が含まれるのが理由です。対して退職には「会社を辞めること」という1つの意味しかないため、意味を間違われる心配がありません。

勘違いされることは滅多にありませんが、意味の混同を防ぐために「退職」と書くことが推奨されているのです。

履歴書・職務経歴書に書くべき退職理由

履歴書・職務経歴書の「退職理由」の書き方・気を付けるポイントは?

基本的に、履歴書や職務経歴書は自分の経験やスキルをアピールするための書類のため、退職理由は詳細に記載しなくても良いとされています。しかし理由によっては、しっかりと書いたほうが良い場合もあります。

自己都合の場合「一身上の都合」

以下のような自分の都合で会社を辞めた場合は、「一身上の都合により退職」と記載します。どれも正直に書くとネガティブな印象を与えてしまうので、詳しくは記載せずに「一身上の都合により」の定型文で終わらせるのがおすすめです。

  • 給料が低かった
  • 人間関係がうまくいかなかった
  • 勤務時間が長すぎた
  • 評価や人事制度に不満があった
  • 福利厚生に不満があった

ただし自己都合でも、以下のように致し方ない理由やポジティブな印象を与えられる理由があった場合は、そのまま記載したほうが良いでしょう。

  • 病気療養のため
  • 結婚・家庭事情のため
  • 出産・育児のため
  • 家族の介護のため
  • キャリアアップのため

会社都合の場合「会社都合」

自分の希望ではなく、以下のように会社の都合で退職した場合は「会社都合により退職」と記載します。

  • リストラ
  • 会社の倒産
  • 解雇された
  • 会社で「大量離職」が起こった

ただし、懲戒解雇された場合や退職勧告を受けた後に自分で離職願を提出した場合は会社都合になりません。
逆に、自分で離職願を出した場合でも、以下のケースなどでは会社都合と認められます。会社都合に当てはまるかどうかは、ハローワークで確認してみると良いでしょう。

  • 行政から改善勧告があったにも関わらず、残業時間が多い
  • 給料を今までの85%未満に減らされた
  • 給料の支払いが遅れたり、支払われなかったりした
  • 事業所が移転した
  • 仕事内容が大幅に変化した
  • パワハラ・セクハラ

会社都合であれば自分の都合で退職したわけではないので、ネガティブな印象を与えることはありません。しかし、自己都合で退職したにも関わらず、会社都合と記載すると経歴詐称になってしまうので注意が必要です。

期間があらかじめ定まっていた場合「契約期間満了につき」

派遣社員や契約社員、期間社員や臨時社員など、あらかじめ契約期間が定められていた場合は「契約期間満了につき退職」と記載します。もし契約期間更新の話を断っていたとしても、契約期間満了日まで働いていた場合は「契約期間満了につき」と記載して構いません。満了日まで働いていた事実は、採用担当者にポジティブな印象を与えることができるでしょう。

逆に、契約期間満了日以前に退職した場合は「一身上の都合により」と記載します。

退職理由を書いたほうが良い場合

上述したように、履歴書や職務経歴書に記載する退職理由は主に3つに分けることができます。履歴書や職務経歴書はあくまでも自分をアピールするための書類のため、通常は退職理由に関わらず簡潔な文言で終わらせても特に問題はありません。

しかしケースによっては、採用担当者の不安を解消させるために退職理由を書いたほうが良いこともあります。ここでは、退職理由を書いたほうが良い場合を3つご紹介します。

転職回数が多い場合

転職回数が多い場合、「人間性に問題があるのでは」「採用してもすぐに辞めてしまうのでは」と採用担当者に不安を抱かれてしまう可能性があります。すべての会社の退職理由を記載する必要はありませんが、直近で勤めていた会社の退職理由を簡潔に記載しておくと安心感を与えることができるでしょう。

ただし理由によっては逆に不安を煽ってしまう結果になるので、プラスに捉えてもらえるか否かで記載するかを決めてください。

離職期間が長い場合

前の会社を退職してから数ヶ月~数年のブランクがあると、「採用しても使える人材だろうか」「この期間は何をしていたのか」と疑問に思われてしまいます。疑問や不安を解消するために、親の介護や妊娠・出産などの理由を記載しておくと良いでしょう。

また、資格取得のためやフリーランスで活動していた場合はポジティブな印象を与えることもできます。ただし、就職活動が難航したなどの特別な理由がない場合は書く必要はありません。

ポジティブな印象を与えられる場合

キャリアアップのためや知識やスキル習得のために留学した、ヘッドハンティングされたなどのポジティブな印象を与えられる場合は、記載すると良いでしょう。退職理由でもアピールすることができるので、より良い履歴書や職務経歴書に仕上がります。

在職中の場合

職してから就職活動をおこなうのではなく、在職中に転職活動をおこなう人も多くいます。ここでは、在職中に転職活動をおこなっている場合の書き方をご紹介します。

学歴・職歴欄の書き方

在職中の場合、学歴・職歴欄には「在職中」か「現在に至る」と記載します。また、退職予定日が決まっている場合は「○月○日 退職予定」と記入します。

採用担当者は、指定された期日までに決まった人数の採用を考えているケースがほとんどです。退職予定日によっては「採用計画と合わない=採用見送り」となる可能性もあるので、記載を忘れないようにしましょう。

退職予定日が決まっていない場合

退職予定日は決まっていない場合は、記載する必要はありません。しかし、採用計画があるので面接中に「いつ頃退職できそうか」「いつからこの会社で働けるか」と聞かれます。大まかな時期で良いので、いつ頃退職できるかは考えておきましょう。

アルバイト経験は書かないほうがいいのか?

就職・転職活動をする方の中には、職務経歴がアルバイトのみという方もいるでしょう。ここでは、その場合の書き方をご紹介します。

アピールポイントになるのなら記入すべき

アルバイトであっても、応募する会社の業務に役立つものであれば記載しても良いでしょう。採用担当者が重視しているのは「自社で役立つ人材かどうか」なので、これまでの経験が社員であっても、アルバイトであってもあまり関係ありません。アルバイトで得られたスキルや経験を書くことで、アピールに繋げましょう。また「実務経験が必要」とされている職種であれば、アルバイトであっても実務経験と認められるので記載しておきましょう。

また、アルバイトをしていたのが短期間であれば書かなくても良いですが、3ヶ月以上の長期間であれば書かないことで「空白期間が長い」と見なされてしまうので記載するほうがおすすめです。

退職理由を書くときのポイント

履歴書・職務経歴書の「退職理由」の書き方・気を付けるポイントは?

退職理由は書き方によって、マイナスに捉えられることもあればアピールに繋がることもあるので書き方が重要です。良い履歴書・職務経歴書にするために、以下の2つのポイントを押さえて書きましょう。

ネガティブに捉えられる書き方をしない

履歴書・職務経歴書は自分を採用担当者にアピールするための書類なので、ネガティブな退職理由を書いてマイナスな評価をつけられてしまうと意味がありません。例えば「給料が低かった」といったネガティブな理由の場合は、前述の通り「一身上の都合により退職」と記載したほうが無難です。もしくは「自分の実力を正当に評価してくれる会社で貢献したい」などのポジティブな印象を与える表現に変えるのが良いでしょう。

退職理由と志望理由をリンクさせる

前向きな退職であることをアピールするために、志望理由とリンクさせるのもポイントです。志望する会社でどんなことをしたいのかを軸に考えて書くと良いでしょう。

例えば「給与面の不満」から退職して「自分の実力を正当に評価してくれる会社で貢献したい」と退職理由を記載した場合は、志望理由に「成果報酬制のある貴社で働きたい」などと書くのがおすすめです。履歴書・職務経歴書全体に一貫性を持たせて書くことを意識すると、良い退職理由になるでしょう。

おわりに

ネガティブになりがちな退職理由ですが、履歴書や職務経歴書に書くときにはアピールに繋げることが重要です。基本的には詳しく書く必要はありませんが、ポジティブな印象を与えられる理由や採用担当者の不安や疑問を解消する必要がある場合は、記載したほうが良いこともあります。記事内でご紹介したポイントに気をつけて、より良い履歴書・職務経歴書にしてください。

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